Periodisering og bortsetting

Periodisering

"Forskrift om offentlege arkiv § 13.Periodisering

Periodisering foretas normalt hvert 4. år. Dette gjøres i forbindelse med ny kommunestyreperiode, og periodisering skjer 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

Kommunen periodiserer etter behov og i henhold til kravene i arkivforskriften § 13.Periodisering

I forskrift fra Riksarkivar § 3-4 heter det at: 

"Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder […] en plan for periodisering av arkivet".

Periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot

Elektronisk periodisering:

Å periodisere arkivene betyr at man deler journalen og arkivmaterialet i fast avgrensede tidsperioder.

Elektroniske arkiver blir periodisert ved at avsluttede arkivdeler blir skilt ut og overført til en historisk base. Deanu gielda - Tana kommune skal deponere til IKA Finnmark.

Hensikten med periodisering:

Gjenfinning og gjenbruk av arkivmaterialet blir enklere. Det vil være ressursbesparende i forhold til administrativt bruk, og i forhold til betjening av eksterne brukere av kommunens arkivmateriale.

Det blir frigjort plass i det aktive arkivet

Når basen blir mindre blir omfanget av dokumenter og saker som skal kvalitetssikres mer oversiktlig

Grunnregler for periodisering:

Alle arkivserier i kommunen skal i utgangspunktet periodiseres. Det skal altså være rutiner for periodisering både av saksarkiv (Elements) og av kommunens fagsystemer.

Tidspunkt for periodisering:

For å få mest mulig oversikt i arkivene ved periodisering skal periodene følge kalenderåret, det vil si at periodeskillet settes til årsskiftet mellom to arkivperioder.

Arkivperiodens lenge:

En arkivperiode bør ikke være kortere enn tre år, og ikke lenger enn ti år. Det anbefales at det periodiseres hvert 4. år dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

Periodisering utenom ordinær arkivperiode:

Situasjoner som skaper et behov for å periodisere arkivene utenom de ordinære periodeskillene:

Bytte av arkivnøkkel

Overgang til nytt sak-/arkivsystem

Overgang fra manuell til elektronisk journal

Omorganiseringer som fører til at virksomheter blir lagt ned eller slått sammen

Dersom slike situasjoner oppstår når det er uforholdsmessig kort tid igjen til ordinert periodeskille, kan arkivleder bestemme at det ikke skal periodiseres ordinært. Den ekstraordinære periodiseringen skal prioriteres for å unngå uorden i arkivene.

Rutine for periodisering i Deanu gielda - Tana kommune

I Deanu gielda - Tana kommune skal hele basen Elements periodiseres hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. Det vil i etterkant være en overlappingsperiode på to år inn i den nye arkivperioden.

Ved arkivperiodens slutt vil det alltid finnes en del uavsluttede saker i journalen og i saksarkivet. Det er disse sakene som utløser behovet for en overlappingsperiode. De sakene som ikke er avsluttet i den gamle arkivperioden, men som ikke får tilført nye saksdokumenter i løpet av overlappingsperioden regnes likevel som avsluttet, og settes bort sammen med den gamle arkivperioden. De sakene som får tilført nye saksdokumenter i løpet av overlappingsperioden regnes som aktive, og overføres til den nye perioden. En sak hører med andre ord hjemme i den arkivperioden hvor saken fikk tilført sitt siste dokument, uavhengig av når saken oppsto

Periodisering av fagsystemer

For fagsystemer er det ikke snakk om periodisering i samme forstand som for sak-/arkivsystemer.

Overgang fra aktiv til passiv/historisk base for fagsystemer skjer gjerne ved utbytting/utfasing av system, og ikke vanligvis etter tidsperioder.

Arkivuttrekk skal avleveres i henhold til Riksarkivarens forskrift. 

I Deanu gielda - Tana kommune var det ikke foretatt uttrekk siden vi startet opp i mars 2007 med ePhorte og frem til vi gikk over til Elements i november 2020.

Det er nå  foretatt uttrekk av ePhorte.

NOARK-uttrekk er et krav, det som imidlertid er valgfritt er å foreta en helsesjekk av basen, dette ble av IKAF strekt anbefalt å gjøre.

Det ble også anbefalt å ta SIARD-uttrekk da dette bevarer mer av dataene enn NOARK-uttrekket.

Planer fremover:

Som mål for arkivmaterialet har vi følgende:

• Det foretas  periodisering hvert 4. år (ved nytt kommunestyrevalg).  I og med at vi tok i bruk sak og arkivsystemet Elements i slutten av 2020 så vil vi etter anbefaling fra IKAF ikke foreta uttrekk før etter valget i 2027, deretter følger vi de neste kommunestyreperiodene. Arkivleder sørger for at dette blir gjort.
• Det må avsettes midler i budsjettet for periodisering. Uttrekket som ble foretatt i 2021 hadde kostnad på ca. kr. 110.000,-. (Dette var for årene 2007 - 2020).

(Dette avsnittet flyttes til utvikling og planer fremover)

• Det foretas kontinuerlig oppfølging i arkivene.  De eldste er lagret i kjelleren (de fleste frem til 1992/1993), disse overføres til IKA Finnmark når de har kapasitet til å ta imot arkivene.
• Kontinuerlig oppdatering ved endring av rutiner.